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  • Archivistique


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      Boîte à outils Dossier

      Vous trouverez dans cette boîte à outils la présentation ci-dessous. Il vous est possible de cette manière de la télécharger ou de la conserver dans vos dossiers numériques.

      Également, le calendrier de conservation est disponible au téléchargement, à imprimer ou à ranger.

      Bonne lecture et bonne utilisation ! 📑



    • 1.  Que visualisez-vous en lisant ce nuage de mots ?




      A) Des documents papiers
      B) Des documents papiers poussiéreux
      C) Tous les documents produits dans l'exercice de vos fonctions
      D) La réponse D

      Et si nous vous disions que les documents et données disponibles sur la plateforme Moodle– examen en ligne sont des archives ?


      Ici, une définition de ce que sont les archives :

      Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. (Article L211-1 du Code du Patrimoine)


      Les archives sont donc des documents papiers comme des documents numériques ou des données : ils sont soumis aux mêmes obligations et nécessitent d’être triés, conservés ou éliminés conformément aux réglementations en vigueur.



    • 2.  Mais pourquoi ces contraintes ?


      Car ces documents produits dans l’exercice de vos fonctions sont des archives publiques !

      Ils « appartiennent » à votre établissement qui en est également responsable. Et selon le type de document, il peut avoir une valeur administrative, mémorielle, patrimoniale, sociale ou juridique.


      Par exemple, les sujets d'examen ont une valeur probante, c'est-à-dire qu'ils ont une valeur de preuve, en cas de recours contentieux ou gracieux. Par ailleurs, ils font partie des documents destinés à l'archivage historique. Double intérêt à les conserver !


    • 3.  Alors, que pouvez-vous faire à votre échelle ?



      Il est important que l’intégralité de ces documents restent disponibles sur la plateforme Moodle – Examens en ligne, que vous ne les effaciez pas. La collecte des documents et des données ne sera pas complète le cas échéant.

      Il est également important que les copies corrigées des examens soient disponibles sur la plateforme puisqu’elles ont une valeur juridique et qu’une partie sera ensuite collectée pour intérêt historique.


    • 4.  Vous ne savez pas ce que vous produisez et ce qu’il faut conserver ?



      Consultez le calendrier de conservation ci-dessous ! Ce terme qui fait un peu peur renvoie seulement à un tableau qui fixe pour chaque type de documents un délai de conservation minimum et un traitement final une fois ce délai écoulé (destruction ou conservation).


      Vous retrouverez également ce calendrier de conservation dans la boîte à outils. N'hésitez-pas à le télécharger, à l'imprimer ou à le conserver dans vos dossiers numériques !




    • 5.  Qui contacter ?



      Votre établissement d’enseignement supérieur est responsable de ses archives. C’est lui qui effectuera la collecte des documents présents sur la plateforme Moodle – Examens en ligne. N’hésitez pas à contacter l’archiviste de votre établissement si vous avez des questions. Si votre établissement n’a pas d’archiviste, vous pouvez également contacter le service d’archives de votre département.


      La carte interactive de la section AURORE, archivistes des universités, des rectorats et des organismes de recherche : https://view.genial.ly/61e71cf32f8de900143eb858


      L'annuaire des services d'archives de France : https://francearchives.gouv.fr/services

    • 6.  Vous-êtes intéressés par l’archivage sur Moodle ?



      Un groupe de travail inter-établissements se réuni régulièrement pour discuter des questions relatives à l’archivage de la plateforme Moodle (possibilité d’émulation, extraction des documents et données, échantillonnage, sensibilisation et formation…). C’est d’ailleurs ce groupe qui est à l’initiative de ce texte !

      Le groupe de travail a également organisé un webinaire nommé  "Te souviendras-tu de ton Moodle ?"  le 3 octobre 2023 et qui est actuellement en ligne sur le Youtube de l'Association des Archivistes Français (AAF) :


      Si vous êtes intéressés pour intégrer le groupe de travail, vous pouvez contacter Thibaud Vigneresse (thibaud.vigneresse@univ-lyon3.fr) et Aurelia Ducci (aurelia.ducci@insa-lyon.fr).


    • 7.  Conditions générales d'utilisation (CGU)


      Conformément aux dispositions des articles L211-2 et L212-4 du Code du Patrimoine, les documents et données de la plateforme Moodle de l'INSA Lyon peuvent faire l’objet d’une sélection pour être conservés en tant qu’archives historiques et versés au service des archives compétent.